De eerste werkdag en het identiteitsbewijs. Wie controleert wat?

Regel de controle vóór de eerste inzet

De Rijksoverheid beschrijft dat de werkgever bij indiensttreding het originele geldige identiteitsdocument moet controleren en voor de eigen werknemer een kopie in de administratie bewaart. Een doorgestuurde foto vervangt de controle van het origineel niet. Voor deze verificatie is een rijbewijs niet voldoende, onder meer omdat de nationaliteit er niet op staat. Spreek met de personeelsverantwoordelijke af welke documenten voor de betreffende situatie bruikbaar zijn, wie de controle mag uitvoeren en hoe eventuele aanvullende voorwaarden voor het mogen werken worden nagegaan.

Voorkom dat één document op vier plekken belandt

In een verzonnen vestiging vraagt de recruiter om een kopie in zijn mailbox, de planner om een foto in zijn berichtenapp en de manager om een bestand op de gedeelde schijf. De salarisadministratie heeft een eigen beveiligde ontvangst. Dat zijn vier mogelijke opslagplekken voor één document, terwijl ieder daarvan afzonderlijk toegang en beheer vraagt. Organiseer één bevoegde route voor het noodzakelijke dossier en laat de planner alleen zien dat de vereiste controle is afgehandeld. Publiceer geen documentnummers of burgerservicenummers naast de naam op het rooster.

Leg een ontbrekende controle terug bij de verantwoordelijke

Stel dat de nieuwe kracht alleen een rijbewijs meeneemt. De dienstleider wil de rij bij de winkel snel wegwerken en stelt voor het paspoort later te zien. Laat het geplande begin geen reden zijn om de verificatie te passeren. Regel contact met de aangewezen werkgever of personeelsverantwoordelijke en volg de juiste procedure voordat de medewerker wordt ingezet. Een andere collega kan de eerste taken tijdelijk overnemen. Beschrijf in de uitnodiging vóór de eerste werkdag wat iemand moet meenemen en aan wie het originele document getoond wordt.

Weet voor welke werknemer je het dossier maakt

Dit voorbeeld gaat over iemand die rechtstreeks bij de vestigingsondernemer in dienst komt. Voor een uitzendkracht gelden andere afspraken over controleren en kopieën bewaren. De overheidsuitleg beschrijft ook verschillen bij bepaalde buitenlandse arbeidskrachten. Laat een bevoegde collega de juiste route vaststellen wanneer de situatie afwijkt. De overheid vermeldt voor de kopie van een eigen werknemer een bewaartermijn van ten minste vijf jaar na het kalenderjaar van uitdiensttreding. Maak die termijn onderdeel van het dossierbeheer, zodat een oude kopie niet op een vergeten gedeelde locatie blijft staan.

Vragen voor het vervolg

• Wie doet de controle voordat deze werknemer in dienst komt?
• Welke bevestiging is voor de planner voldoende?
• Welke procedure geldt als de kracht door een andere werkgever wordt uitgeleend?

Bronnen

• Identificatieplicht voor de werkgever · Rijksoverheid