Een medewerker moet plotseling naar huis. Wie neemt de dienst over?

Ontvang de melding en maak één vervolgafspraak

Vraag eerst of de medewerker veilig kan vertrekken en wie de sleutels of kas kan overnemen. Noteer wie de dienst leidt en hoe laat jullie elkaar weer proberen te bereiken. Staat de duur nog niet vast, spreek dan een moment af voor een nieuwe inschatting. Geef de rest van het team alleen de praktische wijziging door. Een collega die nu baliedienst krijgt, hoeft geen foto van de waterleiding of een privébericht van de buurvrouw te zien.

Beoordeel het soort afwezigheid zorgvuldig

De Rijksoverheid noemt calamiteitenverlof en kort verzuimverlof voor onder meer zeer bijzondere persoonlijke of onverwachte situaties waarin iemand direct moet handelen. De werknemer meldt het verlof zo snel mogelijk en geeft een verwachte duur aan. Een redelijk verzoek mag de werkgever niet weigeren. De overheid vermeldt ook dat salaris in beginsel doorloopt en dat toepasselijke collectieve afspraken afwijkingen kunnen bevatten. Zoek dus de werkelijke cao of regeling erbij. De eerste noodsituatie en eventueel langer durende zorg of herstelwerkzaamheden daarna vragen elk een beoordeling van de omstandigheden.

Herstel de bezetting voor het eerstvolgende uur

Neem een dienst waarin tot vijf uur drie mensen stonden ingeroosterd. Eén medewerker moet om drie uur vertrekken. Van drie tot vier is een ervaren collega op kantoor en daarna neemt de avonddienst over. Door de balie voor dat eerste uur expliciet te verdelen kan de aanwezige ploeg soms veilig verder. Is de kantoormedewerker niet geïnstrueerd voor kasafsluiting of voor het werken met bepaalde apparatuur, pas dan het werk of aanbod tijdelijk aan. De vertrekkende collega hoeft in de deuropening geen onuitvoerbare verantwoordelijkheid aan een vervanger door te geven.

Houd de latere administratie bij de juiste persoon

Vraag bij het afgesproken contactmoment of de terugkeertijd nu duidelijk is. De werkgever mag achteraf vragen aan te tonen dat het verlof noodzakelijk was. Laat een daarvoor aangewezen verantwoordelijke beoordelen welke informatie passend is en hoe die wordt verwerkt. Zet geen kopieën van documenten in een algemeen teamkanaal. Bespreek na afloop alleen de organisatorische les met de ploeg. Als er bijvoorbeeld geen tweede sleutelhouder bleek te zijn, kun je dat herstellen zonder de persoonlijke gebeurtenis op een volgende personeelsvergadering opnieuw te vertellen.

Vragen voor het vervolg

• Wie kan direct veilig de kassa of sleutel overnemen?
• Wanneer spreken medewerker en leidinggevende elkaar opnieuw?
• Wie beoordeelt de toepasselijke verlofafspraken buiten het teamkanaal?

Bronnen

• Wanneer kan ik calamiteitenverlof of kort verzuimverlof opnemen? · Rijksoverheid