Wie ruimt de sollicitatiegegevens op na de laatste afwijzing?

Volg één fictief dossier door het proces

Gebruik een verzonnen cv zonder persoonsgegevens en voer de route op papier uit. Wie ontvangt de documenten, wie leest ze en waar komen gespreksnotities terecht? Een kandidaat kan via de formulewebsite beginnen terwijl de lokale ondernemer de selectie uitvoert. Vraag welke partij voor welke verwerking verantwoordelijk is en bij wie een verzoek van de sollicitant thuishoort. Neem een gedeelde mailbox, agenda-uitnodiging met bijlage en papieren notities mee. Het enkele feit dat het centrale systeem een dossier verwijdert, ruimt een gedownloade bijlage op een vestigingscomputer nog niet op.

Bepaal het einde van de procedure

De Autoriteit Persoonsgegevens noemt voor afgewezen kandidaten als gebruikelijke werkwijze verwijdering uiterlijk vier weken na het einde van de sollicitatieprocedure. Een sollicitant kan afzonderlijk toestemming geven voor langer bewaren. Leg eerst vast welke gebeurtenis in de specifieke procedure het einde markeert. Als in een oefening de procedure op drie maart eindigt, ligt vier weken later op eenendertig maart. Koppel de controle aan die datum en aan de juiste vacature. Een nieuwe vacature in dezelfde zaak verlengt de oude procedure niet automatisch. Laat bijzondere bewaarbehoeften inhoudelijk beoordelen.

Houd toekomstige benadering apart

Vraag alleen of iemand voor een toekomstige passende vacature mag worden benaderd als dat een concreet doel is. Maak duidelijk welke gegevens daarvoor nodig zijn, hoe lang de organisatie ze wil bewaren en bij wie iemand op een beslissing kan terugkomen. Iemand die geen toestemming geeft, behoort gewoon aan de huidige procedure te kunnen deelnemen. Leg bij een positieve reactie vast waarop die precies betrekking heeft. Toestemming om contact te houden met één lokale vestiging hoeft geen toestemming te zijn voor verspreiding van het dossier onder alle franchisenemers.

Rond de opruimronde aantoonbaar af

Zet op een intern overzicht bijvoorbeeld vijf bewaarplekken en laat per plek de verantwoordelijke de afhandeling bevestigen. Zijn er vier afgerond, dan is nog één plek open. Het aantal afgevinkte regels zegt pas iets als de inventarisatie van plaatsen compleet was. Bewaar in het afsluitoverzicht zelf geen cv of onnodige inhoudelijke beoordeling. Noteer wanneer de vacature is afgerond en wie de controle heeft gedaan. Bespreek voor de volgende werving of de lokale download of uitgeprinte lijst nog nodig is, zodat het aantal kopieën bij de bron afneemt.

Vragen voor het vervolg

• Wie is verantwoordelijk voor de gedeelde sollicitatie-inbox?
• Welke datum markeert het einde van deze procedure?
• Waarvoor gaf de kandidaat precies toestemming?

Bronnen

• Persoonsgegevens van sollicitanten · Autoriteit Persoonsgegevens