Onderzoek een werkdruksignaal met een kort taakdagboek

Registreer het werk zonder een prestatieranglijst te maken

Kies met de medewerker een afgebakende taak, bijvoorbeeld het controleren van retourbonnen. Noteer voor enkele vergelijkbare diensten wanneer de taak kon beginnen, welke onderbreking volgde en of hervatten mogelijk was. Gebruik taaknamen en omstandigheden. Namen van klanten of gezondheidsgegevens zijn hiervoor overbodig. Spreek af wie de aantekeningen leest, wanneer ze besproken worden en wanneer je ze opruimt. Vraag of de medewerker nog iets mist in jouw waarneming. Een telefoontje kan kort duren terwijl het veel tijd kost om de controle daarna zorgvuldig te hervatten.

Maak onderscheid tussen minuten en belasting

Veronderstel dat iemand in een blok van veertig minuten drie keer wordt onderbroken: vijf minuten voor de deur, vier minuten voor een bestelling en zes minuten voor een prijsverschil. De geregistreerde onderbrekingen tellen op tot vijftien minuten. Er blijven maximaal vijfentwintig minuten over voor de geplande taak. Dat is geen meting van werkstress. De aard van het gesprek, verantwoordelijkheid voor een fout en onduidelijke prioriteiten kunnen zwaar wegen zonder dat een stopwatch dat laat zien. Vraag hoe de medewerker de dienst heeft ervaren.

Verander de verdeling bij de bron

Bespreek twee mogelijke ingrepen met het team. In de eerste proef neemt een aangewezen collega gedurende het controleblok de leverdeur over. In de tweede gaat de controle naar een ander tijdstip waarop de goederenontvangst al is afgerond. Kies samen één optie voor een passende reeks diensten en maak duidelijk welke collega extra werk krijgt. Controleer na afloop ook diens ervaring. Een taak die uit het dagboek van de eerste medewerker verdwijnt, kan bij de tweede voor een nog ongunstiger samenloop zorgen.

Koppel terug wat er met het signaal gebeurt

Het Arboportaal beschrijft werkdruk als onderdeel van psychosociale arbeidsbelasting. Werkgevers moeten de risico's onderzoeken en maatregelen opnemen in het plan van aanpak. Een korte observatie kan daarvoor informatie leveren en vervangt die bredere beoordeling niet. Spreek een datum af waarop de leidinggevende terugmeldt wat veranderd is, wat nog knelt en wie verder onderzoekt. Wanneer meerdere functies hetzelfde probleem melden, bekijk dan de organisatie van de hele dienst. Laat ruimte voor individueel overleg op een geschikt moment als iemand de gevolgen liever niet in een groep toelicht.

Vragen voor het vervolg

• Op welk moment moet de taak steeds opnieuw beginnen?
• Welke collega voelt het effect van de proefmaatregel?
• Wanneer ziet het team wat er met het signaal is gedaan?

Bronnen

• Wat zegt de wet over werkdruk? · Arboportaal