Twee collega’s willen dezelfde week vrij. Welke bezetting ontbreekt werkelijk?

Leg de aanvraag en de beoordeling apart vast

Noteer wanneer de aanvraag is ontvangen, om welke periode het gaat en wie namens de werkgever mag reageren. De Rijksoverheid legt uit dat de werkgever in beginsel met een vakantieaanvraag instemt. Bij zwaarwegende bedrijfsbelangen kan er bezwaar worden gemaakt, waarbij de beschreven schriftelijke termijn van twee weken na ontvangst aandacht vraagt. Bij collectieve vakantie kunnen andere afspraken meespelen. Controleer de toepasselijke arbeidsovereenkomst, cao en eventuele bijzondere omstandigheden. Een manager die alleen mondeling zegt er later op terug te komen, heeft daarmee geen behoorlijke beoordeling gedocumenteerd.

Maak zichtbaar welke taken tegelijk bezet moeten zijn

Gebruik een fictieve week met vier medewerkers die ieder vier diensten kunnen draaien. Er zijn zestien beschikbare diensten voordat iemand vakantie opneemt. Na twee volledige afwezigheden blijven er acht over. Stel dat het rooster tien diensten bevat. Dan is er een verschil van twee diensten, maar het probleem kan groter zijn als niemand met afsluitbevoegdheid aanwezig is. Andersom kan een beschikbare gekwalificeerde vervanger één specifiek knelpunt oplossen. Noteer dus behalve aantallen ook de noodzakelijke bevoegdheden, ervaring en veiligheid op de betreffende dagen.

Onderzoek alternatieven zonder de aanvraag meteen af te wijzen

Bekijk of een bevoegde collega uit een andere vestiging daadwerkelijk inzetbaar is, of een training verplaatst kan worden en of een ervaren medewerker vrijwillig een andere dienst wil werken binnen de geldende afspraken. Leg vast wie de vervanging bevestigt. Ga er niet vanuit dat een franchisenemer personeel van een andere zelfstandige vestiging rechtstreeks kan inplannen. Bespreek de juridische en praktische voorwaarden met de betrokken werkgevers. Bij een zwaarwegend probleem kan de werkgever een alternatief met de medewerker bespreken. Laat zo nodig een deskundige meekijken voordat de reactie wordt verstuurd.

Houd de terugkoppeling gericht op de dienst

Vertel iedere aanvrager afzonderlijk wat de uitkomst is en waarom. Je hoeft niet aan het team te vertellen welke gezinsomstandigheden of reisplannen collega’s hebben gedeeld. In het gezamenlijke rooster volstaat veelal wie wanneer beschikbaar is en wie de betreffende taken overneemt. Bewaar bij de beoordeling van een knelpunt de relevante planning en de onderzochte alternatieven. Kijk na de zomer welke expertise nog te veel bij één persoon lag. Een tweede sleutelhouder opleiden kan de volgende zomer meer verschil maken dan een strengere algemene regel.

Vragen voor het vervolg

• Welke noodzakelijke taak blijft onbezet?
• Wie kan de vervanging formeel bevestigen?
• Wanneer moet de bevoegde werkgever op de aanvraag reageren?

Bronnen

• Hoe kan ik mijn vakantiedagen opnemen? · Rijksoverheid